Kis túlzással ma már mindent projektnek hívnak, ha valaki feltűri az ingujját, és nekirugaszkodik valaminek. A projekt definíciója szerint „egy időben lehatárolt erőfeszítés, törekvés egy egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény létrehozás érdekében.” (PMBOK6 2017, 13.o.) Kétségtelen, hogy a projektmenedzsment módszertan és eszközök sokféle helyzetben lehetnek hasznosak. Rengeteg a tévhit a köztudatban a projektekhez, projektmenedzsmenthez kapcsolódóan. Ma ötöt hoztam, amiken különösen érdemes elgondolkodni, mert sokat hozhat a konyhára, ha az ember projektekkel dolgozik.
1. A projektmenedzsmenthez csak józanészre van szükség
Ez egyrészt ez teljesen igaz. A józan ész elengedhetetlen, és – valljuk be – mindenre rá lehet jönni józan paraszti ésszel, egészséges rendszerszemlélettel, no meg persze jó diplomáciai és kommunikációs érzékkel. De mennyi idő alatt? Mennyi vérveszteség által? Mennyi pénz folyik el, amíg valaki józan paraszti ésszel kitapasztalgatja azt a tudást és tapasztalatot, ami már rendelkezésre áll? Miért kéne újra feltalálni mindenkinek a spanyolviaszt?
A modern projektmenedzsment gyakorlata az 50-es évekre nyúlik vissza, az amerikai hadsereg dolgozta a ki az alapokat. A 2000 években még javában folytak a tudományos viták, hogy vajon a projektmenedzsment elsősorban gyakorlati tudás vagy tudományág. Ha így, ha úgy, mára 70 év elméleti tudása és gyakorlati tapasztalata halmozódott fel a témában, amit könnyelműség volna elhajítani.
A projektmenedzsment is olyan, mint a foci: Mindenki ért hozzá.
Én is.
A focihoz is.
Egyszerű: 22 férfi (vagy nő) 2 kapu, 1 labda. Mit kell ezen túlbonyolítani? Én is osztom az észt, hogy Ronaldónak hogyan kellett volna mégis berúgni azt a tizenegyest és hogyan kellett volna az egyik vagy másik csapatnak legyűrni az ellenfelét. Ne csodálkozzak akkor, ha a projektmenedzsment témában is mindenki okos.
Ahogy a fociban is, a projektek esetén is érdemes használni az évtizedek alatt kitapasztalt, célirányosan kifejlesztett módszereket és eszközöket. Egyre többen ismerik fel, hogy a projektmenedzsment egy szakma, a projektmenedzser egy szakember.
És hogy mire jó? Arra, hogy a kitűzött célod minél eredményesebben, fájdalommentesebben/takarékosabban, gyorsabban érd el. Ha a projektjeidről átfogóan, tudatosan gondolkodsz, rendszerbe szervezed őket, nemcsak a költségeken tudsz rengeteget spórolni, de konkrét bevétel növekedést is el tudsz érni. Ehhez elengedhetetlen az eddig felhalmozott projektmenedzsment tudás használata, mert az okos a más kárán tanul.
Persze ha ráérsz, ha van bőven elpacsálni való pénzed, időd, erőforrásod, ha nem baj, ha a munka végén nem pont az jön ki, amit szerettél volna, semmiképp se invesztálj a projektmenedzsment rendszeredbe. Hiszen jó móka próbálgatással rájönni, mit és hogy kellett volna már az elején másképp csinálni.
2. Csak a nagy projektekhez, beruházásokhoz kell projektmenedzsment
Sokan gondolják úgy, főleg a KKV szektorban, hogy a projektmenedzsment a nagyok luxusa. Rengeteg plusz munka, amihez nagy apparátus és egy erre delegált adminisztratív stáb szükséges. Azt gondolják, a kisebb projekteknél a projektmenedzsment módszerek és eszközök csak bonyolítják az életet, nincs szükség a hókuszpókuszra. Sokszor még projektmenedzsert, felelőst sem jelölnek ki egy kisebb munkához, mondván több vele a vesződség, mint amennyit hozna.
Nem árulok el nagy titkot, hogy én az átgondolt projektmenedzsment rendszer oldalán állok. Még akkor is, ha elismerem, hogy ha tényleg ugyanazt a rendszert ugyanúgy használnánk a kis projektkere, mint a nagyokra, a kis cégekre, mint a nagyokra akkor tényleg ágyúval lőnénk verébre. Nem szabad egy nagy beruházás projektstruktúráját és eszközrendszerét egy az egyben rázúdítani egy lakásfelújításra vagy kertrendezésre. De nagyon sok mindent bizony kifejezetten érdemes használni.
A projektmenedzsment elsősorban egy szemléletmód, és másod sorban módszertan, amit az adott helyzethez, feladathoz kell alakítani ahhoz, hogy a jó szolgálatot tegyen nekünk. Ugyanakkor tényleg kell befektetés időben és pénzben egyaránt. Ha illeszkedik a projektmenedzsment rendszered a te iparágadhoz, te piacodhoz, te céged kihívásaihoz, projektjeihez, akkor nagyon megéri a befektetést, és rövid idő alatt sokszorosan megtérül.
A projektmenedzsment módszertan(ok) használata igen hasznos kisebb projektek vagy akár egyéni erőfeszítések szervezett megvalósítása esetén is. Ez egy olyan gondolkodásmód, ami előre megtervezi, hogy a célok eléréséhez milyen lépéseket kell tennünk. Strukturáltan számba veszi a szempontokat, tényezőket, amik befolyásolják, milyen utat válasszunk, milyen lépéseket tegyünk a cél elérése érdekében. Ezzel nagyon sok későbbi meglepetéstől vagy baklövéstől kímél meg minket. Például azzal, hogy időben gondolunk rájuk, és felkészülünk.
Olyan projektmenedzsment rendszert kell kialakítanunk, ami illeszkedik az iparágunkhoz, cégünkhöz. Segítenie kell a működésünket és rendelkeznie kell a szükséges rugalmassággal. A cél az, hogy kiszolgálja a projektjeinket legyenek azok kicsik vagy nagyok, estleg vegyesen. Ehhez át kell tekinteni a cég és a projektjei pontos működését, rá szabni a rendszert. Ha így teszünk, akár kisebb, akár nagyobb projektjeink vannak, profitálni fogunk a projektmenedzsment rendszerünkből. A tapasztalt, szakértői szemlélet sokat segít egy ilyen rendszer kialakításában.
3. A projektmenedzsment felesleges adminisztráció
Az adminisztráció szükséges és elégséges mértéke érzékeny kérdése a projektmenedzsmentnek. Jól el kell találni az egyensúlyt csakúgy, mint a vállalati működés egyéb területein. kétségtelen, hogy ha a saját működésünket, folyamatainkat, kommunikációnkat, dokumentáljuk rengeteg előnnyel jár. A megbeszélés emlékeztetője a megrendelővel, ami nyűg volt mindenkinek, amikor meg kellett írni, kinccsé válik egy esetleges későbbi vita esetén. Nem egyszer láttam, hogy egy-egy sora milliókat érhet egy emlékeztetőnek vagy egy hibalistának. Ugyanakkor könnyű elvetni a sulykot, ha dokumentálásra kerül a sor.
A nyomokövehetőség, és a zökkenőmentes kommunikáció érdekében elengedhetetlen, hogy adminisztrációval is lekövessük a projektek megvalósítását. A dokumentáció átláthatóságot és ezáltal bizalmat épít a megrendelő felé is. A hibák vagy fájó pontok dokumentálása nagy segítség a szervezeti tanuláshoz. Ezzel garantálhatjuk, hogy ugyanazt a hibát már többször nem követjük el. Vagy legalább nem pont úgy, ahogy legutóbb.
Az, hogy egy projekt megvalósítása során mennyi adminisztrációra van szükség nem csak tőlünk függ. Ha pl. valaki arra adja a fejét, hogy pl. multikkal, egészségüggyel, hadiiparral, vegyiparral, autóiparral olajiparral kapcsolatos projekteken dolgozzon, kösse fel a gatyát, mert ezekben az iparágakban rengeteg adminisztrációra és dokumentációra számíthat.
Szerencsére az adminisztrációra már nem csak egy kockás jegyeztfüzet és egy rágott végű golyóstoll áll rendelkezésünkre. Az együttműködést, delegálást és kommunikációt nagyban segítik a különböző projektmenedzsment szoftverek és feladatkezelők, ma már minden gödör szélén van internet, minden konténerben lehet emailt írni. Ezek a rendszerek minden munkatárs zsebében ott lehetnek a telefonján. Könnyű kiütni a biztosítékot a kollégáknál dokumentációs rendekkel és szabályzatokkal. Ilyenkor komoly ellenállásba ütközhetünk, amit utólag már nehéz kezelni. Javaslom, hogy a projektmenedzsereket és a projekt csapatot is vonjuk be a rendszer kialakításába, fejlesztésébe. Ha az ő ötleteik, szempontjaik is beépülnek a rendszerbe, könnyebb megtalálni az adminisztrációs terhek szükséges és elégséges mértékét. A rendszer maga sokkal erősebb lesz, és a munkatársak is jobban magukénak érzik, nem öncélú adminisztrációként élik meg a feladataikat.
4. A projekt tervezés a gyengék fegyvere
Avagy „A tett halála az okoskodás” (Madách I.)
A projekt tervezés valóban tűnhet elfecsérelt időnek, amit már a megvalósításra kellene inkább fordítani. A tapasztalt vén rókák ilyenkor azt is hozzáteszik, hogy úgysem tudjuk még, mi lesz, és úgyis is minden megváltozik majd. És valóban.
Ahogy anyám mondja mindig: tervet azért csinálunk, hogy legyen mit módosítani. Könnyebb a meglévő tervek alapján kidolgozni a módosított tervet, mint folyton improvizálni egyre több és veszélyesebb labdával zsonglőrköve. Ha tervezünk, a terv védőháló is: a váratlan módosulásokra is gyorsabb n, könnyebben tudunk reagálni. Vagy ahogy Eisenhower mondta: „A terv értéktelen, a tervezés alapvető fontosságú.” A tervezésre, előre gondolkodásra szánt órák meghálálják magukat a megvalósítás során. Azzal, hogy előre átgondoljuk a projektünket, lehetőségekre bukkanhatunk (pl. kedvezőbb anyagbeszerzések, potenciális támogatók). Csökkentjük a bizonytalanságot és a kockázatokat, mert felkészülünk rájuk. Tudatosan megtervezhetjük, melyik bizonytalanságra, kockázati tényezőre akarunk, és hogyan akarunk reagálni. Minden felderített információ csökkenti a későbbi bukták esélyét.
Ha van tervünk a projektjeinkre, azokat egymás mellé téve, ütköztetve összességében is eredményesen tervezhetjük az erőforrásainkat, mit a pénz, az emberóra vagy az eszközök.
A terv közös platformra hozza a szereplőket, és bevonja az érintetteket, A transzparens kommunikáció növeli az elköteleződést mind a saját kollégáink, mind a megrendelő, mind a tivábbi érintettek (hatóságok, lakók, szomszédok, társterületek) részéről is
A terveket minden esetben érdemes dokumentálni, a változásokat nyomon követni és dokumentálni. Az ember hajlamos másképp emlékezni idővel dolgokra. Ráadásul a projektben betöltött szerepétől, személyiségétől függően különbözően szoktak emlékezni az emberek. Ez változások dokumentálásával kivédhető.
5. Az appok, szoftverek megoldják minden problémádat
A projektmenedzsment szoftverek, mint az pl. a MS Project, a Jira, az Asana, vagy akár a Trello is vagy fantasztikus eszközök, amelyek megváltoztatják az ember életét projektmenedzserként. Új szintre emelik a tervezést, a nyomon követést és az együttműködést a projektcsapaton belül és akár az azon kívül is. A kommunikáció, feladatkiadás egyértelművé válik, radikálisan le tudjuk csökkenteni a félreértéseket, az elejtett, elfelejtett feladatokat. A meetingjeink száma is lecsökken. Összességében időt és pénzt spórolunk velük, nem is keveset. De nem szabad elfelejteni, hogy bármilyen profik és kezesek legyenek ezek a szoftverek, ezek is csak eszközök, amik segítenek, olajozzák a működésünket, a kommunikációt, dokumentációt. Eszközök, akár egy ceruza. A végeredmény nagyban múlik azon, aki a ceruzát fogja. Ezek a segítségek akkor (igazán) hasznosak, ha egy projektmenedzsment rendszer részét képezik. Egy rendszerét, ami folyamatokból, emberekből és eszközökből áll. Ha nincsenek kitalált folyamataink, nincsen felkészítve a csapatunk, akkor bármilyen penge szoftver kicsorbul a kezünkben. Mint amikor lézer pisztollyal törünk diót. Az igazán jó csapat jól definiált folyamatokkal csodákra képes korszerű vagy szuperszónikus eszközök híján is. A fordítottja is igaz: hiába veszed meg a csoda szoftvert, ha nincs megfelelő csapat, aki használja, rendszer, amibe illeszkedjen. Ismered az érzést, amikor drága pénzen bevezetsz egy szoftvert, amitől a megváltást várod, és csak az utadban áll? Csak a baj van vele? Valószínűleg hiányzik valami: építs rendszert, és illeszd abban a helyére a szoftvered.
Mind az öt felsorolt tévhitre igaz, hogy széles körben elterjedtek, és ezért sokan sok pénzt veszítenek ezek miatt. Ha te nem dőlsz be neki, már nagy lépést tettél a versenytársaidhoz képpest.
Ez csak néhány a projektmenedzsmentet övező tévhitek sokaságából. Ígérem, hozok majd még többet is.
