Miért van az, hogy egyes projektek simán haladnak, mások pedig káoszba fulladnak? A te cégedben sikeresek a projektek?
Ha előre meghatározod a projektcélokat, sikerkritériumokat, és leírod őket, már hatalmasat léptél a siker felé.
A projektmenedzsment egyik legnagyobb kihívása, hogy a kezdeti lelkesedés ne csapjon át kontrollálatlan káoszba. Gyakran annyira viszontagságos vagy kalandos a projekt végrehajtása, hogy már annak örülünk, hogy végre befejeződött. Mindenki el akarja érni a célját, de ha a projekt kezdetén senki nem határozza meg pontosan, hogy mi az, akkor mi a garancia arra, hogy ugyanarra gondolunk? Hogyan lehetne így a sikert mérni? A „majd menet közben alakul” hozzáállás jellemzően nem vezet jó eredményre.
De akkor mit tehetünk? A válasz egyszerű: már a projektindításkor pontosan meg kell határozni a célokat, és ezeket le is kell írni. Ez az egyik legjobb befektetés a projekt sikeressége szempontjából, mert segít abban, hogy minden érintett ugyanazt várja el, és ne legyenek félreértések az út során.
Mikor sikeres egy projekt?
Ahhoz, hogy megértsük, miért fontos a célok rögzítése, először is érdemes tisztázni, hogy mit jelent egyáltalán a projekt sikere. Sokszor hallani, hogy egy projekt akkor sikeres, ha időben és költségkereten belül elkészül. Ez már önmagában kihívás, de a kérdés összetettebb ennél.
Egy építőipari kivitelezési projekt például akkor is lehet sikeres, ha kicsit túllépi az eredeti költségkeretet, de a minőség kiváló és az ügyfél maximálisan elégedett. Egy webdesign projekt lehet technikailag tökéletes, de ha az ügyfél a végén nem elégedett, mást képzelt el, az nem tekinthető sikernek. Egy rendezvény pedig lehet precízen megszervezett, de ha a résztvevők unalmasnak találják, az nem sokat ér.
Úgy szoktunk fogalmazni, hogy a sikeres projekt legalább annyi üzleti értéket teremt, ami megéri a befektetett erőfeszítést és költséget. A projekt sikere tehát számos tényezőn múlik, hogy a végén minden érintett azt érezze: „megérte”. És ezt csak úgy lehet elérni, ha már az elején egyértelműen rögzítjük, hogy mit is akarunk elérni.
A PMI kutatása szerint kétszeresére emeli a projekt siker esélyét, ha
- előre meghatározzák a projekt céljait és sikerkritériumait,
- előre meghatározzák, hogyan követik nyomon és mérik az előrehaladást,
- a projekt során nyomon követik az előrehaladást az előzetesen meghatározott rendszer szerint.
A kutatás azt is mutatja, hogy csak a projektek 37%-ánál van jelen mindhárom tényező. Ebben a cikkben a projektcélok járjuk körül.
Mik azok a projektcélok?
A projektcélok azok a világosan meghatározott eredmények, amelyeket egy projekt során el kell érni. Ezek lehetnek konkrét teljesítmények, határidők, költségkeretek, minőségi elvárások vagy más mutatószámok, amelyek alapján mérhetővé válik a projekt sikere.
- Időbeli célok – Mikorra kell elkészülnie a projektnek? Köztes mérföldkövek, A célok lehetnek például időhöz kötöttek, amikor meghatározzuk, hogy egy építkezés szerkezetkész állapotát hat hónapon belül el kell érni, vagy hogy egy webdesign projektnek három hónapon belül élesben kell futnia. Bizonyos projektekben a célok mérföldkövek mentén szerveződnek, vagyis kisebb részcélok teljesítésével épül fel az egész folyamat, mint például egy rendezvény esetében, ahol először a helyszín lefoglalása, majd a szponzorok megszerzése és végül a program véglegesítése a fő lépések.
- Pénzügyi célok – Mennyi pénzből kell megvalósítani? Milyen hasznot kell hoznia? A projektnek például egy adott költségkereten belül kell maradnia, vagy egy meghatározott profitot kell termelnie. Egy építési beruházásnál például a cég meghatározza, hogy a beruházásnak hány év alatt kell megtérülnie. A kivitelező cégek gyakran általánosan meghatároznak egy elvárt profit szintet, amit az egyes projektjeiknek hozniuk kell.
- Ügyfél elégedettsége – Ahhoz, hogy az ügyfél elvárásinak megfelelően tudjuk teljesíteni a projektet fontos induláskor feltérképezni az igényeit. Ezek egy nagy részét ő kommunikálja felénk, de az a tapasztalat, hogy sok igényét nem közli, bizonyos igényeivel nincs is tisztában. Lehetnek ezek közvetlenül a termékkel, szolgáltatással kapcsolatos elvárások, de egyéb, kommunikációra, ügyintézésre vonatkozó dolgok is. Ilyen például a számlázás vagy a szállítás, beszerelés, üzembe helyezés, vagy az ügyfélszolgálat. Érdemes az ügyfél igényeit előre feltérképezni, és eldönteni, hogy melyek azok, amiket célunk kielégíteni.
- Érintettek elégedettsége – Nem csak az ügyfél, hanem hatóságok, a környékben lakók, a felhasználók, üzemeltetők, a saját csapatunk, a beszállítók és más közreműködők is befolyásolják, befolyásolhatják az eredményt. A projekt indításkor fel kell mérnünk, kik azok, akik hatással vannak a projektre és kik azok, akikre a projekt van hatással. Át kell gondolnunk, hogy az ő igényeikből, elvárásaikból mennyit veszünk figyelembe a projekt végrehajtása során.
Miért fontos a projektcélok meghatározása?
Ha a célokat nem határozzuk meg egyértelműen, akkor a projekt irányíthatatlan lesz, a csapat pedig találgatásokra kényszerül. Mit nyerünk azzal, ha szánunk időt a projektcélok pontos megfogalmazására:
- Mérhetővé és objektívvé válik a projekt sikere – Ha nincs cél, nincs mérce sem. Nem az a kérdés, hogy „elég jó lett-e”, hanem hogy teljesült-e a kitűzött cél.
- A csapat tisztán látja a feladatokat – Ha minden csapattag érti és átérzi a projekt célját, azzal azonosulni tud velük, akkor nagyobb lelkesedéssel és energiával végzi el a feladatát. Így növeljük a csapattagok hatékonyságát külön-külön, és együttesen is. Mindenki tudni fogja, hogy mire kell fókuszálnia, a munkatársak magabiztosabban és önállóbban dolgoznak amellett, hogy hatékonyabb lesz az együttműködésük is. Ha az elvárások nem tiszták, az hosszú távon csökkenti a motivációt és a hatékonyságot.
- Kiszámíthatóság és átláthatóság – Általánosan elmondható, hogy az ügyfél és az érintettek elégedettségéhez nagyban hozzájárul a kiszámíthatóág és a tájékoztatás, kommunikáció. Ha mást nem, ezt mindenképpen érdemes figyelembe vennünk. Ha a projekt során folyamatos a túlterheltség, a kommunikáció hiányos, vagy az elvárások nem tisztázottak, az feszültséget szül.
- Kevesebb stressz, kevesebb félreértés, nagyobb bizalom a csapaton belül és kívül is.
A projektcélokat célszerű írásban rögzíteni úgy, hogy az minden résztvevő számára elérhető és egyértelmű legyen. Az embert gyakran megtréfálja az emlékezete, elkerülhetetlen, hogy a végrehajtás közben, vagy a projekt végén már ki-ki másra emlékszik. Az írásba foglalt célok segítenek elkerülni a félreértéseket, hogy mi is volt az eredeti cél.
A mérőszámok, mint sikertényezők
Iparág, illetve projektfüggő, hogy mik lehetnek releváns mérőszámok. A megfelelő KPI-ok kiválasztásához fontos, hogy azok mindig kapcsolódjanak az elérni kívánt célhoz. Nem ajánlott túl sok mutatószámot alkalmazni, hiszen a túl sok és bonyolult mérőszám öncélúvá válhat és akadályozhatja a hatékonyságot. A KPI-ok csupán eszközök, nem pedig önálló célok; a hangsúly a projekt egészének sikerességén van. Jusson eszünkbe a Goodhart-törvény, miszerint amikor egy mérőszám teljesítése céllá válik, akkor az már nem jó mérőeszköz a teljesítmény mérésére.
A mérőszámok, KIP-ok csak akkor használhatóak jól, ha van előzetes terv. Mindig a tervezett előrehaladáshoz viszonyítjuk a ténylegeset. Ha egy weboldal készítő megtervezi, hogy az adott oldalt 40 munkaóra alatt készíti el, és valójában 60-at tölt vele, érdemes megvizsgálni, hogy miért kellett másfélszer annyi idő a feladat elvégzéséhez. Vajon eredetileg becsülte alá a feladatot, vagy változott a feladat idő közben? A megrendelő meggondolta magát? Esetleg nem várt nehézségekbe ütköztünk? Számíthatunk-e volna ezekre a nehézségekre, ha előzetesen alaposan végig gondoljuk mi mehet félre a projektben?
Attól függően, hogy miért változott a ráfordított munkaórák száma ilyen drasztikusan, más felé kell indulni. De az biztos, hogy anélkül, hogy lenne egy kiindulási érték, amit eredetileg tervezett és mérte volna a ráfordított munkaórákat lehet, hogy észre sem veszi a problémát, vagy annak mértékét. Ha ezzel tisztában van, akkor tudja legközelebb másképp csinálni.
Ahogy a projekt előrehalad, az eredeti célok idővel változhatnak, hiszen új információk, külső tényezők vagy belső prioritásváltozások hatására rugalmasnak kell lennünk. A monitorozás folyamatos fenntartása nem csak a projekt eredeti céljainak teljesítését biztosítja, hanem lehetőséget ad arra is, hogy a projekt irányát szükség esetén korrigáljuk.
A siker szubjektív megítélése – mi történik, ha nem minden sikerkritérium teljesül?
Lehet-e sikeres egy projekt, ha nem éri el az előre kijelölt célját? Előfordulhat, hogy nem minden kitűzött sikerkritérium valósul meg. Ilyenkor jogos kérdésként merülhet fel, hogy vajon sikeresnek tekinthető-e egy projekt.
A „szürke zónába” eső esetek, amikor a projekt eredménye elkészül, de nem minden kitűzött cél teljesül, rávilágítanak arra, hogy a siker megítélése sokszor szubjektív. Ilyenkor különösen fontos, hogy ne emlékezetből hasonlítsuk össze a projekt tényleges teljesítményét a kezdeti elvárásokkal, mert ilyenkor hajlamosak lehetünk az érzelmeink alapján hozni ítéletet. A projekt zárásakor végzett objektív értékelés segít abban, hogy reális képet kapjunk a sikerességről, és tanulságokkal szolgál a jövőbeli projektekhez.
Kell-e hogy minden projekt tökéletesen sikerüljön az előzetesen kitűzött célokhoz viszonyítva? – nem, változhatnak menet közben a dolgok, változhatnak a célok, a fókusz, a körülmények.
Mikor érdemes abbahagyni egy projektet? A „süllyedő hajó” jelenség
Be kell-e fejezni minden projektet? Vannak projektben amikor elérkezhet az a pont, amikor érdemes elgondolkodni, hogy folytatni kell-e, vagy inkább ki kell szállni belőle, elfogadni a kudarcot és tanulni belőle. A „süllyedő hajó” jelenség lényege, hogy felismerjük azt a pontot, ahol már nagyobb veszteséggel jár a projekt folytatása, mint annak leállítása. A monitorozás ebben kulcsszerepet játszik, hiszen a projekt előrehaladásának rendszeres felmérése lehetőséget biztosít arra, hogy a megfelelő pillanatban lépjünk ki egy olyan projektből, amely az eredeti célokat már nem képes teljesíteni. A döntés meghozatalakor a „már elveszett költségek” (azaz a befejezetlen projekt költségei) csapdáját kell elkerülnünk. Fontos felismerni, hogy a projekt leállítása sokszor kisebb veszteséget jelent, mint továbbra is folytatni azt az eredeti célok elérésének csekély esélyével.
Összefoglalva a projektsiker nem pusztán a határidő vagy a költségkeret betartását jelenti, hanem azt is, hogy a projekt hosszú távon is értéket teremt mind az ügyfél, mind a mi cégünk számára. A projektcélok előzetes meghatározása nem adminisztrációs teher, hanem az egyik legfontosabb eszköz a projekt sikerességéhez.
Ha a célokat világosan és mérhető módon rögzítjük, akkor minden érintett tudni fogja, hogy mit várhat, és könnyebb lesz a projekt sikerét objektíven értékelni. Az előre meghatározott célok és sikerkritériumok segítenek a csapat motiválásában és a teljesítmény egyértelmű mérésében, a siker egyértelmű megítélésében, így a projektek átláthatóbbá, kiszámíthatóbbá válnak.
A sikeres projekt nem feltétlenül hibátlan, nem minden projekt zárul teljesen az eredeti tervek szerint, és ez természetes része a projektek természetének. Az is előfordul, hogy egy projektet félbe kell hagyni, ha a költségek vagy a várható eredmények nem indokolják a további befektetést. Ezért fontos figyelni a figyelmeztető jelekre és objektíven értékelni, hol tartunk, hogy időben felismerjük, mikor érdemes továbblépni vagy esetleg abbahagyni a projektet.
A projektmenedzsment szemszögéből nézve a siker az elérni kívánt célok megvalósításában, a vállalat hosszú távú értékének növelésében rejlik.
Az olyan projektek, amelyeknek céljait előre tisztázzák és rendszeresen monitorozzák a haladást, kétszer olyan valószínűséggel zárulnak sikerrel.
Ne hagyd a szerencsére a dolgokat: határozd meg a projektcélokat az induláskor, és nagyobb eséllyel éred el azokat! 🚀
